Organizacja dużej konferencji – poradnik. Część 2

Duża konferencja wiąże się ze sporą liczbą gości, o których komfort musi zadbać organizator. Przygotowanie sali i zapewnienie obsługi technicznej to istotne kwestie, jednak o tym, czy konferencja zostanie zapamiętana i dobrze oceniona przez uczestników, zadecyduje także troska o zaplecze hotelowe, catering oraz promocję wydarzenia. Zawsze mile widziane są również wszystkie wydarzenia towarzyszące.

 

Promocja wydarzenia

Aby zgromadzić na konferencji jak najwięcej gości, zainteresowanych poruszanymi zagadnieniami, niezbędna jest promocja wydarzenia. Najprostszą formą komunikacji z uczestnikami jest internet i stworzona na potrzeby konferencji strona. Na niej powinny znaleźć się wszystkie informacje od organizatora – między innymi formularz zgłoszeniowy, informacje o płatnościach, a później także program.

Konferencja odbywa się w określonym miejscu, którego potencjał warto wykorzystać – pomoże w tym współpraca z władzami miasta, które mogą udostępnić materiały promocyjne dla uczestników lub objąć wydarzenie patronatem honorowym. Wówczas łatwo zainteresować konferencją także media lokalne.

 

Zakwaterowania i catering

Organizacja kilkudniowego wydarzenia sprawia, że jego uczestnicy potrzebują zaplecza hotelowego oraz możliwości zjedzenia posiłków. Kwestie te można pominąć, pozostawiając je samodzielnej decyzji gości, ale na pewno mile widziane będzie przygotowanie odpowiedniej oferty. W tym celu należy przede wszystkim zapoznać się z propozycją i możliwościami znajdujących się w okolicy hoteli i restauracji. Monitorowanie na bieżąco cen i dostępnych usług pozwoli na szybką i sprawną rezerwację. W każdym mieście znajdziemy miejsca o lepszej i gorszej renomie oraz standardzie usług, czasem nie warto sugerować się jedynie ceną, ale opiniami osób z branży i innych organizatorów konferencji.

 

Imprezy towarzyszące konferencji

Organizatorzy oprócz części oficjalnej, bardzo często umożliwiają gościom dyskusje w nieco luźniejszej atmosferze. Służą temu wycieczki, zajęcia integracyjne lub bankiety. Wybór konkretnych atrakcji zależy od organizatora, charakteru konferencji i możliwości, jakie daje konkretna lokalizacja. Warto postarać się, by goście mogli doświadczyć czegoś, co na długo zapadnie im w pamięć. Zwiedzanie nietypowych atrakcji miasta, przyjęcie, które uświetni koncert zespołu grającego na żywo lub terenowa gra miejska, to punktu programu, które z pewnością będą cieszyć się sporym zainteresowaniem gości. Konferencje to bowiem nie tylko wydarzenia służące wymianie informacji i wiedzy, ale także integracji środowiska.

 

Kategorie: Organizacja imprez,