Jak wybrać dobrą agencję eventową?

Organizacja imprez firmowych, bankietów, konferencji lub szkoleń jest poważnym przedsięwzięciem, dlatego bardzo często zadań tych podejmuje się agencja eventowa. Jeżeli nie chcemy sami zajmować się takimi sprawami, jak ustalanie budżetu, umowy z firmami trudniącymi się obsługą konferencji, faktury, zaplecze techniczne czy bufet, warto zlecić to wszystko profesjonalistom.

Zapotrzebowanie na tero rodzaju usługi jest coraz większe, dlatego też powstaje wiele firm specjalizujących się w kompleksowej organizacji różnego rodzaju wydarzeń. Ilość ofert sprawia jednak, że dla organizatorów problemem jest wybór osób, którym powierzą to zadanie. Wybór dobrej agencji eventowej stanie się jednak łatwiejszy, gdy będziemy kierować się kilkoma kryteriami.

 

Nie tylko cena

Kwestia relacji ceny do jakości usług podnoszona jest niemal zawsze – to, co najtańsze nie zawsze okazuje się najlepsze. Nie inaczej jest w przypadku usług agencji eventowych. Szukając korzystnej okazji, bardzo często ulegamy obietnicom, które okazują się nie mieć pokrycia w rzeczywistości. Przygotowanie wydarzenia, szczególnie na większą skalę, wymaga określonego nakładu kosztów i pracy wielu osób, dlatego podejrzanie niska cena może wiązać się z ograniczonym zakresem usług. Warto wcześniej dokładnie sprawdzić, czym zajmie się agencja, a co pozostawi nam.

 

Znalezienie odpowiedniej firmy eventowej

W dobie internetu wydaje się, że znalezienie określonego usługodawcy nie stanowi najmniejszego problemu. Dzięki wyszukiwarce na pewno uzyskamy wiele wyników i danych firm działających na określonym terenie. Strony internetowe agencji eventowych zawierają najczęściej ofertę i zakres usług, jednak warto zweryfikować te informacje w trakcie rozmowy. Warto poprosić o referencje i obejrzeć materiały z realizowanych wcześniej imprez. Da nam to wyobrażenie o sposobie pracy danej firmy.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto również poszukać byłych klientów agencji eventowych – w tym celu można poszukać wpisów na forach oraz poprosić o rade znajomych mających doświadczenie.

 

Oczekiwania

Wybór agencji eventowej to także kwestia indywidualnych oczekiwań i rodzaju organizowanej imprezy. Inne wymagania będziemy mieli wobec wewnętrznej firmowej uroczystości, a inne w przypadku międzynarodowej konferencji. Agencje eventowe posiadają swoje specjalizacje: jedne będą znakomitymi organizatorami wykwintnych bankietów, inne zapewnią niezapomniane atrakcje pracownikom uczestniczącym w rodzinnym pikniku; jedne specjalizują się w konferencjach o profilu naukowym, inne – biznesowym. Oferty warto przeglądać także pod tym kątem.

 

 

Kategorie: Organizacja imprez,